Yeri geldi sizlerle goy goy yaptık, yeri geldi önemli konulara el attık ( yalan ). Bugünde sizler ile önemli bir konuyu ele almayı amaçlıyorum. Bu sefer ki önemli konumuz ise stratejik mail atma yöntemleri. Konu başlığına bakınca; Wooow diyebilirsiniz. Bende İngilizce sitelerde gezinirken bunun benzeri bir başlık gördüm ve bu tepkiyi verdim. Merak etmeyin içeriğimiz arak değildir sadece hammadde olarak kullanacağız.

Şimdi sevgili arkadaşlar, özel bir şirkette işe başladıysanız klasik eğitimler mevcuttur. Bunlardan biri de; etkin mail yönetimidir. Şuana dek hiç şaşmadı, hangi kıdemde girerseniz girin bu eğitim size ya online atanır yada yüz yüze muhabbeti açılır. Konunun girişinde şu fikirle mutabığım; etkin mail yönetimi çok önemlidir. Fakat bu etkin mail yönetimi veya stratejik mail atma yöntemleri realitede pekte işe yaramamaktadır.

Mesela bunun benzeri üniversiteden mezun olunca işe girer girmezde yaşarsınız. Olaya akademik yaklaşacak olursanız size öğretilen doğrular ile pratikte iş akışı çok farklıdır. Stratejik mail atma yöntemleride bu kapsama girdiğini düşünüyorum.

Dünya genelinde 3.8 milyardan fazla mail trafiği olduğu söyleniliyor. Rakam başlı başına muazzam. Google’da dünya nüfusunu arattığınızda; 2017 yılında 7.53 milyar kişinin olduğu bilgisine ulaşıyorsunuz. Bu nüfus artmış olsa bile, neredeyse dünyanın yarısı gün içerisinde 1 tane mail atıyor diyebiliriz. Anlayacağınız, bu kadar mail trafiği varken sizin düzgün bir mail atıp aralarından sıyrılmanız gereken işler olabilir. Konuyu daha fazla uzatmadan, uzmanlarımızın fikirleri ve kendi fikirlerimi kıyaslamak istiyorum.

1- Kişisel Farkındalık

Stratejik mail atma yöntemleriyle kişisel farkındalık ne alaka dedim. Sonra okumaya devam ettim ve yazar kısaca şunu diyor; siz söylemek istediklerinizi karşı tarafa geçirebiliyor musunuz ? Anlatmak istediklerinizi karşı taraf anlayabiliyor mu ? A dediğiniz şey B anlaşılmasına ihtimal veriyor musunuz ? Veriyorsanız, hem zaman kaybı hemde müşteri kaybı yaşayabilirsiniz. Bunları ben değil araştırmayı yapanlar demiş.

Böyle bir durumun önüne geçmek içinde; mailde ki yazım şekliniz, tonlamanız, kalınlık uygulamalarınız, karşı tarafın ruh hali, olaya bakış açısını hayal edin diyor. Az biraz empati yapın ve ona göre mailinizi atın demişler.

Realitede Yapılır Mı ?

Tamamen olmasada belirli ölçüde bunu yapabilirsiniz. Mailde cc’e ekleyeceğiniz kişiler bile karşınızdakinin, üslubunu, davranışını değiştirebilir. Ilımlı yaklaşmak ileride size kazandırabilir. Mesela büyük baş diye adlandıracağımız tayfadan birilerini ekleyecekseniz; gerçekten büyük bir sorun varsa, benim önerim önce kişiyi arayın ve durumu haber verin. Karşı taraf mail kutusunda direk böyle bir mail görmesin.

2- Kısa Mail Atmak

Araştırma derki; kısa mail atın ve öz olun. Bu sayede verimliliğiniz artacaktır. Ne istediğinizi direk belirtin. Hubspot’un 2018 de yaptığı araştırmaya göre de, ne kadar uzun mail atarsanız karşı taraftan cevap alma ihtimaliniz o kadar azalıyormuş.

Realitede Yapılır Mı ?

Burası iki ucu boklu değnek. Gün içerisinde bir sürü mail geliyor. Saçma sapan, gereksiz uzunlukta, benimle alakalı veya alakasız. Mailleri takip etmek ve hepsine cevap vermek gerçekten yorucu. Belki işim sadece bu olsa olabilirdi fakat değil. Kısa ve net mailler işime yarıyor mu ? Yarıyor. Bunu uygulayın diyeceğim amaaaa.

İşte kocaman bir amaaa var. Maalesef ama maalesef siz kısa, net mail atsanız da karşı taraf anlamayabiliyor. Sanki yeni okuma yazmayı öğrenen öğrenciye anlatır gibi anlatmanız gerekebiliyor. Bu da gereksiz uzun mail yazmanıza sebep oluyor. Bu durum karşı tarafın anlama düzeyiyle de alakalı. İlk yazdığımız öz farkındalık vb. diye düşünüyorum ama yok abi, gerçekten anlamıyorlar. Hatta görsellerle, işaretleyerek üstüne yazıyla yazdığınız şeylere bile soru soran olabiliyor. ( burada ki soru açıkladığınız şey ile alakalı, ekstra bir ekleme mevcut değil ).

Bu ve benzeri kişiler şirketinizde barınıyorsa, maalesef stratejik mail atma yöntemlerinde sekteye uğruyorsunuz.

3-Gerekli Kişileri Koyun

Bunu açıklamaya gerek var mı bilmiyorum ama çok önemli konu. Bir mail geliyor, sizinle alakası yok. Ve mailde bir sürü kişi var, sizde bütün gün o maili okumak zorunda kalıyorsunuz. Boş yere gelen kutunuzu dolduruyor, dikkatinizi dağıtıyor. Bunu yapan bir sürü insan var. Maile eklediğiniz kişiler, gerçekten konudan haberdar olmalı mı ? Önce bunu bir düşünün ve ona göre ekleme yapın. Mailde olması gerekmeyen kişileride, mailden çıkarın.

Bonus: Eklediğiniz mail gruplarına da bakın. Mesela bir şehir veya şubenin mail grubunu eklemek yerine, tüm ülkenin mail grubunu eklemeyin. Bunu yapan manyaklarda var !

You May Also Like